La eficiencia se puede aprender

Cualquier líder debe realizar las tareas correctamente: eficiencia. Las personas con habilidades mentales brillantes pueden ser trabajadores ineficaces. La mente, la imaginación y el conocimiento solo en combinación con la eficiencia están incorporados en los resultados.

Hasta hace poco, el principal problema de la organización era la productividad de los trabajadores manuales. En los últimos cien años, hemos aprendido a medirlo y hemos aumentado repetidamente la productividad de un trabajador individual. El trabajo de las organizaciones modernas se basa en el trabajo intelectual.

1. No se puede medir utilizando criterios derivados para el trabajo físico;
2. No cuantificable;
3. No medido por los costos incurridos;
4. La contribución de los gerentes no depende del número de subordinados;
5. La eficiencia son los resultados, no la cantidad de trabajo gerencial.

En los libros sobre el desarrollo del personal directivo, presentan un retrato del "líder del mañana" como "una persona de todos los tiempos", en tales personas el mundo siempre ha experimentado una gran falta. Genio genérico requerido:

1. Capaz de realizar análisis;
2. Tomar decisiones;
3. Trabajar con personas;
4. Piensa creativamente;
5. Buen conocimiento de las matemáticas;
6. Comprenda las características de su empresa y la estructura de gestión.

Las empresas están reclutando personas que, en el mejor de los casos, tienen una de las cualidades deseadas. Forme una organización para que cualquier persona que sea fuerte en un área en particular pueda usar sus habilidades y destrezas en su trabajo. Apuesta a ampliar los horizontes de las actividades de las personas con las herramientas disponibles para ellos. No cuente con un salto brusco en el desarrollo de habilidades personales.

Una característica distintiva de los líderes efectivos es la capacidad de lograr un resultado positivo en todo. Cinco hábitos que un líder necesita desarrollar para trabajar de manera efectiva:

1. Sepa en qué está gastando su tiempo. Trabajar en la gestión del tiempo, aumentando su efectividad.
2. Concéntrese en los logros que van más allá de la organización. No apuntes al trabajo, sino al resultado final.
3. Desarrolle fortalezas: las suyas, sus jefes, colegas, subordinados. No se concentre en las debilidades, no comience con tareas que no pueda resolver.
4. Concéntrese en áreas donde el trabajo de alta calidad producirá resultados sobresalientes. Prioriza y mantente al tanto de ellos.
5. Toma decisiones efectivas. Las decisiones correctas son un sistema, una serie de pasos correctos en la secuencia correcta. Una solución efectiva se basa en una divergencia de opiniones, no en un consenso. Las soluciones rápidas son decisiones erróneas. Debería haber pocas soluciones, pero deberían ser fundamentales. Se necesita la estrategia correcta, no trucos ingeniosos.

Pasar el tiempo

¡El recurso del tiempo es insustituible! Aprenda a administrar su tiempo: primero, con la mayor precisión posible, determine en qué se gasta realmente y minimice su uso improductivo. Consolide el tiempo que puede controlar en bloques ampliados, no haga 20 bloques, haga 5.

El proceso de gestión del tiempo consta de tres etapas.

Tiempo de grabación

Considere la cantidad de tiempo dedicado al trabajo, analice su efectividad.

El primer paso para mejorar el rendimiento del gerente es registrar con precisión el tiempo real empleado. Registre su tiempo gastando regularmente.Identifique las actividades más improductivas y deshágase de ellas. Después de cada verificación, cree un nuevo horario de trabajo. Hágase preguntas de diagnóstico:

1. ¿Qué pasará si esto no se hace? Si la respuesta es "nada", descarte este caso.
2. ¿Qué tipos de actividades de las cuales soy responsable puede hacer otra persona y hacer el trabajo no peor o incluso mejor que yo?
3. ¿Cuáles son mis actividades que pierden tiempo sin aportar beneficios a mi trabajo?

Gestión del tiempo

Haga un plan para cosas útiles y necesarias. La mala gestión pasa la mayor parte de su tiempo.

1. Identifique la pérdida de tiempo improductiva debido a la falta de sistema o miopía. Las crisis laborales recurrentes año tras año son una buena señal de acción. La crisis que ocurrió por segunda vez ya no debería surgir.
2. Asegúrese de que no haya demasiado trabajo, esto reduce la eficiencia. En tales casos, los trabajadores pasan más tiempo en "interacción" que en el trabajo. Si los líderes pasan más de una décima parte de su tiempo resolviendo "problemas de relaciones humanas", el colectivo es demasiado grande.
3. Demasiadas reuniones es una indicación de una organización pobre. La tarea debe ser holística, no dividirla en varias subtareas, cuando la responsabilidad se comparte entre muchas personas y la información no llega a quienes realmente la necesitan. Las reuniones no deberían ser la regla, sino una excepción a la regla.

Consolidación de tiempo

Agrupe casos en grandes bloques de tiempo. El tiempo de trabajo se gastará en vano si se fragmenta en bloques de 15-30 minutos. Hay muchas formas de consolidar bloques de tiempo. Puedes trabajar en casa un día a la semana; planificar reuniones, controles, discusiones sobre diversos problemas durante dos días de la semana; Programe la carga de trabajo diaria todas las mañanas antes de ir a trabajar.

Se dedica tiempo discrecional a hacer cosas que brinden el mayor rendimiento. Estime cuánto está a su disposición. Asignar bloques de tiempo sólidos para eventos específicos. Revise constantemente su horario y elimine las actividades menos productivas.

No deje el plan en papel, trabaje con él constantemente.

Los gerentes a menudo tienen que lidiar con tareas ineficaces, pero necesarias: hablar con los mejores clientes, participar en reuniones subordinadas, proporcionar información ... Intenta confiar estos asuntos a subordinados responsables. Para lograr resultados reales, un trabajador mental debe centrarse en los logros y objetivos del trabajo de toda la organización.

¿Cómo puedo contribuir al éxito de mi organización?

Recuerda tu responsabilidad con la empresa. Una persona que enfoca toda su atención en los esfuerzos continuos y enfatiza constantemente su autoridad y poder es solo un subordinado, sin importar cuán alto sea su estado en la organización.

Responsabilidades personales del jefe

Cada organización necesita tener éxito en tres áreas principales:

1. Resultados inmediatos;
2. Desarrollo de valores y su confirmación;
3. Capacitación de empleados para futuros trabajos. Si la organización falla en una de estas áreas, primero estará en un estado de estancamiento y luego dejará de existir. Es en estas áreas donde el líder debe contribuir.

La incapacidad o falta de voluntad para cambiar de acuerdo con los requisitos de un nuevo puesto es una causa común de falla del gerente. No es solo el resultado que sus actividades están destinadas a cambiar, la importancia general de los tres parámetros principales del trabajo exitoso está cambiando.

Cómo aumentar la efectividad de un especialista

Es necesario darle al especialista la oportunidad de trabajar eficazmente en su nicho.Debe comprender claramente quién utilizará los resultados de su trabajo y lo que el usuario necesita saber y comprender para realizar su trabajo de manera productiva. Es necesario cuidar la aplicabilidad práctica de su producto. Lo principal es no producir universales, "el gato de todos los oficios".

Corregir las relaciones interpersonales

Las relaciones interpersonales correctas surgen cuando, en el trabajo y las relaciones con otros, el líder se enfoca en su contribución a la causa común. Requisitos para relaciones interpersonales efectivas:

1. Comunicación;
2. Trabajo en equipo;
3. Autodesarrollo;
4. El desarrollo de otras personas.

Reunión eficiente

La regla principal es orientar inicialmente la reunión a un resultado específico.

Un líder efectivo debe saber claramente lo que quiere lograr a través de una reunión, informe o presentación. El contenido de tales eventos debe ser cuidadosamente pensado y comunicado a los participantes con anticipación.

Cómo fortalecer las fortalezas

Para lograr resultados, use todas las fortalezas posibles de subordinados, socios, superiores y los suyos. Haga que las fortalezas sean lo más productivas posible.

Selección de empleados en función de sus fortalezas.

Reglas de contratación de personal:

1. Una posición en la que dos o tres personas ya han cambiado, habiendo hecho su trabajo bien en sus trabajos anteriores, debe considerarse imposible. Cambialo.

2. Haga que cada publicación sea a gran escala y significativa. La tarea de trabajo debe ser tan amplia que todas las cualidades fuertes del empleado se manifiesten con toda su fuerza; esto revelará sus puntos fuertes en el candidato.

3. Comience a trabajar con personas, revelando y utilizando correctamente su potencial, en lugar de confiarles responsabilidades estándar. No intente evaluar el potencial del empleado, el potencial es solo una promesa. Los gerentes exitosos desarrollan sus propios formularios de evaluación, que consisten en enumerar los logros de los empleados en sus puestos anteriores y cuatro preguntas:

• ¿Qué está haciendo bien?
• ¿Qué más puede hacer bien en función de sus habilidades?
• ¿Qué necesita para aprender a aprovechar al máximo sus puntos fuertes?
• Si tuviera hijos, ¿me gustaría que trabajen con esta persona en el futuro? ¿Por qué?

4. Para usar las fortalezas, debes ser capaz de soportar las debilidades.

5. Evite la trampa peligrosa de crear publicaciones para una persona específica.

Cómo administrar a tu jefe

El énfasis en las fortalezas de su líder, es decir, la creación de condiciones para que él actúe de acuerdo con su capacidad, hace que el trabajo de sí mismo y de su subordinado sea efectivo.

Si la fortaleza del jefe es su habilidad en política en un puesto donde la política es crucial, primero familiarícelo con el aspecto político de la situación. Comprenderá lo que está en juego y utilizará sus fortalezas de manera efectiva teniendo en cuenta la nueva dirección de la política.

Mejorando su propia eficiencia

Haz lo que puedas hacer mejor, busca constantemente qué más puedes hacer.

Un líder efectivo siempre observa su propio trabajo, sus resultados y trata de rastrear las tendencias generales: cómo trabajar de manera más efectiva con la audiencia o a qué hora del día es mejor escribir presentaciones, tomar notas rápidas o trabajar cuidadosamente cada propuesta.

Para ser efectivo, es necesario ampliar las oportunidades y limitar los problemas. Los estándares para las actividades de un grupo de personas se establecen en el ejemplo de un líder: su actividad debe basarse solo en sus puntos fuertes.

Todo tiene su tiempo

El secreto principal de la efectividad es la concentración. En primer lugar, es necesario llevar a cabo las cosas más importantes y nunca hacer varias cosas importantes al mismo tiempo. Se necesita una fuerte autodisciplina, fuerza de voluntad de hierro y la capacidad de decir que no.Esto te ayudará con una gran cantidad de tareas.

Hacer una cosa en un período de tiempo es hacerlo rápidamente. Las personas que pueden rehacer muchas cosas, de naturaleza diferente, se ocupan de ellas por turnos.

Deshazte de la carga de ayer

Deshacerse sistemáticamente de lo viejo es la única forma de comenzar efectivamente uno nuevo. Deshágase de los fracasos pasados; los éxitos de ayer, que dejaron de ser productivos; actividades que no trajeron los resultados deseados.

El problema con las organizaciones conocidas no es la falta de creatividad. A menudo, todos sus empleados están demasiado ocupados resolviendo las tareas de ayer. La estimulación de la creatividad puede ser exitosa incluso en las estructuras más limitadas saturadas de burocracia, si regularmente verifican la relevancia de los programas y actividades y cualquier actividad improductiva cesa de inmediato.

Prioridad y otras cuestiones

La priorización es una tarea simple. Es más difícil identificar tareas no prioritarias que deberían posponerse y adherirse estrictamente a su solución. El valor, no el análisis, dicta las reglas realmente importantes para la priorización:

1. Elige el futuro, no el pasado;
2. Centrarse en las oportunidades, no en el problema;
3. Elija su propia dirección y no siga la corriente siguiendo a los ganadores;
4. Establezca metas que den un resultado visible, y no las que se logran de manera segura y simple.

Imponga sus propias tareas de primera prioridad, a pesar de las limitaciones de tiempo y circunstancias. Esta es la única esperanza del líder para convertirse en el dueño de su tiempo y circunstancias, y no su esclavo.

Proceso de toma de decisiones

Los líderes efectivos piensan en categorías estratégicas y a gran escala. No establezca una meta para resolver los problemas actuales, no tome demasiadas decisiones. Concéntrate solo en lo más importante. No se esfuerce por tomar decisiones rápidas.

Debe saber cuándo la decisión debe basarse en el principio y cuándo, según las necesidades del momento y el pragmatismo. La mayor parte del tiempo en este proceso no se dedica a tomar decisiones, sino a ponerlas en práctica. La implementación de una solución efectiva debe ser simple y lo más cercana posible a las capacidades del empleado promedio.

El proceso de tomar decisiones efectivas:

1. Pregúntese: "¿Es esta situación característica o es una excepción a la regla?" Resolver un problema característico común estableciendo un principio. Deben tratarse las excepciones, dada la situación específica.
2. Defina claramente qué se debe lograr gracias a una solución específica. ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cuáles son las tareas mínimas establecidas para él? ¿Qué condiciones debería satisfacer? Una solución efectiva debe ser coherente con los objetivos, de lo contrario es ineficaz e inapropiada.
3. Comience con lo que es correcto, no lo que es aceptable. En la etapa final, aún debe comprometerse. Si una persona no sabe cómo cumplir con las condiciones límite, no puede elegir entre el compromiso correcto o incorrecto, y esto a menudo conduce a errores.
4. Implementar la solución lleva más tiempo. Ninguna solución será efectiva a menos que los mecanismos para su implementación se desarrollen desde el principio. Ninguna decisión puede considerarse adoptada hasta que alguien sea responsable de su implementación. Poner una decisión en acción requiere respuestas a varias preguntas: “¿Quién debe saber sobre esta decisión?”, “¿Qué acciones se deben tomar?”, “¿Quién tendrá que tomarlas?”, “¿Cuál debería ser la acción para que las personas a quienes se les confía? fueron capaces de cumplirlo? Las acciones deben ser consistentes con las habilidades de las personas a quienes se les confiará su implementación.
5. Proporcione un sistema de retroalimentación para verificar constantemente la implementación de la solución y la reconciliación con el plan de implementación. La retroalimentación efectiva requiere información organizada, números y datos. El líder debe verificar personalmente cómo se implementan sus decisiones, de lo contrario sus actividades serán ineficaces.

Soluciones efectivas

Cualquier decisión es una elección entre opciones. Para tomar una decisión efectiva, recopile el número máximo de opiniones respaldadas por hechos. Desarrolle el hábito, tanto en usted como en sus colegas, de determinar a qué debe prestar atención, qué necesita estudiar y qué verificar. Esta es la base de cualquier solución efectiva.

Una solución efectiva no es el resultado del consenso en la evaluación de los hechos, es el resultado de conflictos de opiniones diferentes, así como un análisis serio de una variedad de opciones.

El desarrollo de un mecanismo de evaluación adecuado implica un cierto riesgo. Para hacer un juicio, uno debe tener opciones. Solo con la disponibilidad de opciones se puede esperar una elección razonable.

La primera regla para la toma de decisiones es no tomar decisiones hasta que escuche opiniones que son contrarias a las suyas. Por qué, al decidir, debe insistir en contraargumentos:

1. Esta es la única forma de evitar una situación en la que el que toma las decisiones se convierte en prisionero de la organización. La forma de escapar del cautiverio de los prejuicios es garantizar que se reciban las objeciones documentadas y cuidadosamente pensadas.
2. Solo los desacuerdos brindan alternativas a la opción propuesta. Una solución sin alternativa es solo el movimiento de un jugador desesperado, sin importar cuán cuidadosamente esté pensado. Mire a la oposición como un medio para pensar en soluciones.

Cada decisión es una intervención en un sistema depurado. Un buen líder no correrá riesgos y tomará decisiones innecesarias. La decisión debe tomarse si la situación empeora sin ella. Las oportunidades a menudo conducen a mejoras que a cambios radicales.

¿Está listo para tomar una decisión si: los requisitos están pensados, las opciones estudiadas, los riesgos y los beneficios están equilibrados, pero esto no es suficiente? En esta situación, un líder exitoso debe resistir la tentación y realizar un estudio de este tema nuevamente.